همزمان با اعلام برگزاری مراسم تشییع قائد شیعیان جهان حضرت آیت‌الله العظمی امام خامنه‌ای (رحمت الله علیه) و خانواده شهید ایشان ستاد برگزاری این مراسم در مدارس علمیه خواهران استان تهران جهت خدمت‌رسانی به بانوان طلبه‌ای که در این مراسم حضور می یابند تشکیل شد. در این نشست‌ها ضمن تشریح اهداف و برنامه‌های پیش‌رو، مسئولان بخش‌های مختلف از جمله اسکان، پذیرایی، امنیت، رسانه و امور فرهنگی در مدارس تعیین و وظایف هر بخش تبیین شد، همچنین بر آمادگی همه‌جانبه، انسجام، هماهنگی مستمر و بهره‌گیری از ظرفیت طلاب و مدارس علمیه برای خدمت‌رسانی شایسته به بانوان طلبه و برگزاری هرچه باشکوه‌تر این مراسم عظیم و تاریخی تأکید شد.